○三戸町文書取扱規程
平成十三年三月三十一日
規程第三号
第一章 総則
(趣旨)
第一条 三戸町における文書事務の取扱については、別に定めるものを除くほか、この規程の定めるところによる。
(文書取扱の原則)
第二条 文書の取扱及び処理は、適正かつ速やかに行い、常にその能率の向上を図らなければならない。
(総務課の職責)
第三条 総務課は、文書管理主管部署として文書管理全体に関する運営、指導及び調整等を行うものとする。
(文書取扱主任)
第四条 各課、室、事務局、出先機関(以下「各課」という。)における文書事務を円滑適正に行うため、各課に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、次に掲げる事務を処理する。
一 各課の職員に対する文書管理についての指導及び調整
二 文書の整理、保管、移し換え、保存及び廃棄に関する作業の指揮
(平二六規程六・一部改正)
第二章 文書の収受、処理及び施行
(文書の受領及び配布)
第五条 町に到達した文書は、総務課において受領する。ただし、各課の所管事務に係る文書で各課に直接到達したものは、当該各課において受領し、収受することができる。
2 受領した文書の配布は、次に定めるところによる。
一 文書は、配布先の明確な文書は閉封のまま、不明確な文書にあってはこれを開封し、所管する課、室、事務局、出先機関(以下「主務課」という。)を確認したうえで、文書配布棚等を通じて各課に配布する。
二 親展文書、書留、配達証明、内容証明及び特別送達等の取扱いをされたもの並びに現金及び有価証券が添付された文書(以下「特殊文書」という。)は、開封せず、封皮に受付日付印を押印し、特殊文書受付簿(様式第一号)に所要事項を記入のうえ、直接名宛人に配布する。
3 勤務時間外に到達した文書は、当直者を経て総務課が受領する。
4 料金の未納又は不足の文書については、官公署又は学校から発送したもの及び総務課が必要と認めたものに限り、その料金を支払い、受け取ることができる。
5 二課以上に関連のある文書は、最も関係の深い課に配布する。ただし、その主管について意見を異にするときは、総務課長が調整により主務課を決定する。
6 官報は議会事務局において、県公報は総務課において管理及び保存を行う。なお、町に関係した記事その他主なものが掲載されているときは、町長及び副町長の閲覧に供するものとする。
(平一九規程一・令四規程二・一部改正)
(転送の禁止)
第六条 配布を受けた文書で、その主管に属さないものがあるときは、その旨を述べて、直ちに総務課に返付しなければならない。なお、町の所管に属さない文書は、総務課が返送又は転送の手続をとるものとする。
2 前項の手続によらないで、文書を転送してはならない。
(文書の収受)
第七条 各課は、文書が配布(主務課に直接到達した場合を含む。)されたとき、点検の上、収受しなければならない文書については、その余白に収受日付印を押印しなければならない。
2 収受の日時が権利の得喪又は変更に関係ある文書と認められるものは、収受日付印の下に収受時間及び取扱者名を明記し、その封皮を添付しなければならない。
3 通達、照会等の文書で通知、回答等を要するものその他文書の内容が重要なものについては、文書収発簿(様式第二号)に必要事項を記入しなければならない。
(令四規程二・一部改正)
第三章 起案及び決裁
(起案)
第八条 新しい事件又は重要と認められる事件の起案については、起案用紙(様式第三号)を用いなければならない。
2 文書の返付又は軽易と認められる事件を処理するときは、文書処理票(様式第四号)、余白処理及び帳簿処理をすることができる。
3 前二項の規程にかかわらず、定例の事件については、一定の簿冊をもって回議することができる。
第四章 文書の施行
(浄書)
第九条 決裁済の文書で浄書を要するものは、主務課において行う。
(公印)
第十条 浄書が終った施行文書には、庁内相互の文書等軽易なものを除き、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書には、公印の押印を省略することができる。
2 公印の種類については、三戸町の公印に関する規程(昭和四十五年三戸町規程第三号)によるものとする。
3 相当数の公印を押す必要のある文書等には、公印の印影を印刷することができる。
(発送)
第十一条 発送文書は、原則として総務課に回付しなければならない。
2 総務課は、発送文書の回付を受けたときは、郵送する文書又は物品を後納郵便物発送簿に登載し、即日発送しなければならない。
3 各主務課は、発送する文書を文書収発簿の所定の欄に文書番号、発送日等所要事項を記入し、決裁文書には施行年月日を記入しなければならない。
第五章 文書の編さん及び保存
(保存年限)
第十二条 文書の保存年限は、特に定めのあるものを除き次の通りとする。
一 第一種 永年保存
二 第二種 十年保存
三 第三種 五年保存
四 第四種 三年保存
五 第五種 一年保存
2 文書の保存年限は、当該文書が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の四月一日から起算する。
(常用文書)
第十三条 主務課長は、通常業務において年度が更新されても使用頻度の高い文書を常用文書として指定することができる。
2 常用文書に指定することができる文書は、次に掲げるものとする。
一 未完結文書
二 台帳、名簿等の使用頻度が高い文書
(文書分類)
第十四条 文書は、系統的に秩序立てて管理するため、別に定める文書分類表にしたがって分類しなければならない。
(文書分類表の変更)
第十五条 各課は、次に掲げる事由が生じた場合には速やかに文書分類表の変更を検討し、文書分類表変更届(様式第五号)を文書取扱主任に提出しなければならない。
一 新たな事業等が生じ、既存の文書分類表の細分類項目にないタイトルが必要となった場合
二 文書の移し換えや廃棄の際に、文書の保存年限等の見直しを行った場合
2 文書取扱主任は、前項に規定する文書分類表変更届に基づき変更内容を確認の上、速やかに文書分類表を変更し、提示しなければならない。
(平二六規程六・一部改正)
(分類項目の変更)
第十六条 各課は、次に掲げる事由が生じた場合には、大分類項目、中分類項目及び小分類項目の変更を検討し、文書取扱主任と調整を行わなければならない。
一 新しい事務分掌が設けられること等により、既存の分類項目では文書の分類が困難な場合
二 各分類項目における文書量が多くなり、文書の検索に不都合が生じた場合
(平二六規程六・一部改正)
(文書の整理)
第十七条 文書の整理は、原則として簿冊により行う。
2 文書は、次の各号に定めるところにより編纂しなければならない。
一 文書は、施行月日の順に整理する。
二 事件が二年以上にわたるものについては、完結した年又は年度に帰する文書として編集する。
三 文書の厚さは、十センチメートル程度を基準とする。厚さが相当量以上になるときは適宜分冊することができる。
四 図面、資料等で当該簿冊に編纂することが困難なものは適宜袋若しくは箱に入れ、又は結束して別に整理し、関係簿冊にその旨を記載する。
五 保存年限が異なる文書を同一の簿冊に綴る場合は、永年保存文書だけは分冊するなど別に綴る工夫をする。
3 簿冊には、次に掲げる事項を記入したタイトルを背表紙(様式第六号)に貼付する。
一 作成年度
二 簿冊名
三 サブタイトル
四 分類番号
五 保存年限
六 完結年度
七 廃棄年度
八 所属名
(平二六規程六・一部改正)
(文書目録)
第十八条 簿冊には、綴られている文書の正確な把握に資するため、必要に応じ簿冊の最初の頁に文書目録(様式第八号)を添付する。
2 同一の簿冊に複数の年度(年)の文書が綴られている場合には、目次は年度(年)ごとに別葉で作成する。
3 文書目録には、簿冊に新たな文書が綴られるごとに通し番号及び文書名を順次記入する。
(平二六規程六・一部改正)
(文書の保管)
第十九条 文書の保管は、各主務課の文書取扱主任のもとで行い、原則として保存年限起算日より一年間を保管期間とする。
(平二六規程六・一部改正)
(文書の移し換え)
第二十条 文書の移し換えは、一年間の保管期間が経過した文書を対象に各課において行うものとする。ただし、一年間の保管期間以内であっても、業務に支障のない簿冊については、移し換えを行うことができる。
(平二六規程六・全改)
(文書の保存)
第二十一条 各所管課は、それぞれの文書の保存年限にしたがって、保存期間の満了するまでの期間保存する。
(平二六規程六・全改)
(保存書庫の管理)
第二十二条 総務課は、保存簿冊の保存書庫の保守、点検及び鍵の管理等を行う。
2 各所管課は、保存文書を配置し、保存書庫の保守、点検及び鍵の管理等を行う。
(平二六規程六・全改)
(保存文書の利用)
第二十三条 保存簿冊の保存書庫において保存されている文書の利用は、総務課の許可を得た上で鍵を借用することにより行わなければならない。
2 保存文書を書庫から持ち出す場合は、期間は原則として一週間以内とし、総務課に備え付けの保存文書持出簿(様式第九号)に所要事項を記入しなければならない。
3 各課の保存書庫で管理されている保存文書を利用する場合は、各所管課の定めに基づいて閲覧等を行わなければならない。
(平二六規程六・全改)
(文書の廃棄)
第二十四条 保存期間が満了した簿冊等については、効率的な文書管理及び事務の遂行のため、適切かつ迅速に廃棄しなければならない。
(平二六規程六・全改)
附則
この規程は、平成十三年四月一日から施行する。
附則(平成一四年一一月六日規程第九号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成一九年三月三〇日規程第一号)
この規程は、平成十九年四月一日から施行する。
附則(平成二六年四月二四日規程第六号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成三一年四月二六日規程第一号)
この規程は、令和元年五月一日から施行する。
附則(令和四年三月三〇日規程第二号)
この規程は、公布の日から施行する。
(令4規程2・全改)
(令4規程2・一部改正)
(平19規程1・一部改正)
(平31規程1・全改)
(平26規程6・全改)
